Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatının tüm resmi yazışmalarını elektronik ortamda yapabilmeleri amacıyla Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımının kullanılmasına başlanmıştır.
15/01/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile 13/01/2011 tarihli ve 6102sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde Müdürlüğünüz görevleri ile ilgili firmaların yapmış oldukları müracaatlar, bundan sonra Genel Müdürlüğümüz evrak biriminden yazılı olarak değil, firmalar tarafından elektronik ortamda Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) üzerinden gönderilerek alınacaktır.
Kayıtlı Elektronik Posta; elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımının taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için geliştirilen, elektronik postaların gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olup KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderici ve alıcının kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının, elektronik posta içeriğinin değiştirilmediği güvenli elektronik postadır.
Yukarıda bahsi geçen Kanun ve Yönetmelikler incelendiğinde KEP alma için, " Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır." hükmü yer almaktadır.
Bu Kapsamda İlimizde faaliyet gösteren, "Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik" ve "Gıda ile Temas Eden Madde ve Malzeme Üreten İşletmelerin Kayıt İşlemleri ile İyi Üretim Uygulamalarına Dair Yönetmelik" uyarınca kayıt ve onay kapsamında yer alan firmaların KEP adreslerinin temin edilerek, İl Müdürlüğümüze bildirilmesi gerekmektedir.